Digitalização de Documentos

PROJETO DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS

DIGITALIZAR UM DOCUMENTO

Consiste em passar as informações criadas originalmente em papel para um formato digital permitindo um acesso mais rápido aos documentos utilizando o computador e também preservando o documento original.

Vantagens de Digitalização de Documentos

PRINCIPAIS RAZÕES PARA JUSTIFICAR UMA INICIATIVA DA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

  • Simplificação da busca pelos documentos;
  • Redução do custo de armazenamento preservação e duplicação dos documentos;
  • Mais segurança para os dados, já que os documentos originais vão estar arquivados e os digitais só serão visualizados por pessoas autorizadas.

FORMAS GERENCIAIS DE PRODUÇÃO DIGITAL

As imagens digitalizadas podem ser produzidas sob duas condições:

  • Na própria instituição
  • Terceirização:
    • Paga pelo custo somente da digitalização da imagem, não pelo equipamento ou equipe;
    • Alto nível de produção;
    • Especialistas no assunto;
    • Menos risco de perdas;
    • Descarta custos relacionados com a obsolescência da tecnologia, falhas, tempo de inatividade do sistema, necessidade de treinamento de mão-de-obra, etc.

ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO

  • Preparação: os documentos passam por um processo para tornarem-se aptos à digitalização. Esta tarefa engloba atividades como retirada de todos os clipes, grampos, ou qualquer elemento que prejudique o acesso do documento ao scanner.
  • Digitalização: o documento é colocado no scanner e a partir daí é gerada a imagem digital, disponibilizando-a para uma posterior pesquisa, de forma rápida e objetiva.
  • Indexação: o documento que foi digitalizado ganha uma identidade, para possibilitar que o acesso a ele seja rápido e preciso.
  • Controle de Qualidade: As imagens geradas a partir do processo de digitalização são revisadas para verificar se estão de acordo com as especificações técnicas determinadas pelo projeto.

DOCUMENTO A SEREM DIGITALIZADOS

  • Processo de Pagamentos;
  • Empenhos;
  • Notas Fiscais;
  • Recibos;
  • Contratos e Convênios;
  • Certidões;
  • Licitações;
  • Folha de Pagamento;
  • Cópias de Cheques, Ordens Bancárias;
  • Leis, Decretos, Portarias;
  • Ofícios Expedidos e Recebidos;
  • Entre Outros a Critério da Prefeitura.

ENTREGA DO MATERIAL DIGITALIZADO

À medida que o material for sendo digitalizado será gravado em mídia magnética, e disponibilizado para consulta.

Porque carregar informação em papel se você pode digitalizar?